Veranderen doe je bij ICT samen

/Veranderen doe je bij ICT samen


Opdrachtgever
Directie ICT DUO

Vanuit Bascommunicatie
Verandercommunicatie

Specialisme

Communicatie

“Als ICT’er bij de overheid wil je dat je werk ertoe doet. Dat jouw bijdrage aan DUO en ook aan studenten, inburgeraars en instellingen wordt gezien en gewaardeerd. Wat je niet wilt, is achter de feiten aanlopen. Dat de ‘business’ iets bedenkt zonder dat ICT er vanaf het begin bij is betrokken. Dat er te veel bureaucratische drempels zijn om snel op technologische kansen of bedreigingen te reageren.”

Aldus het veranderverhaal dat medewerkers van de DUO-directie ICT hebben opgesteld. Met het veranderprogramma ICT van de Toekomst zorgen directie en medewerkers ervoor dat ICT toekomstbestendig is en blijft, nu en straks. Willen ze dat de fors gegroeide organisatie gemakkelijker en sneller kan inspelen op veranderingen. Of dat nu politiek-bestuurlijke, maatschappelijke, technologische of organisatorische veranderingen zijn. Willen ze voldoen aan de toegenomen verwachting dat de overheid, ook DUO-ICT, ‘de mens’ centraal stelt. Willen ze i in het hart van de uitvoeringsorganisatie plaatsen.

Informeren, betrekken, meedoen

ICT van de Toekomst is het programma waarbinnen de grote directie ICT (ruim 900 professionals) diverse projecten organiseert. Het is een programma met drie sporen waarmee ze ICT toekomstbestendig wil maken. Elk spoor kent zijn eigen projecten, al kan een project ook van toepassing zijn op meerdere sporen. Sommige projecten en activiteiten lopen al langer en brengt de directie nu samen in het veranderprogramma ICT van de Toekomst. Andere gaan nog van start of moeten nog worden bedacht. Het bedenken, opzetten en uitvoeren van nieuwe projecten – daar doen collega’s actief aan mee.

Programma, business change, verandercommunicatie

In opdracht van de directie stuurt een compact programmateam de veranderbeweging ICT van de Toekomst integraal aan. In dit team met ervaren én betrokken professionals zijn de belangrijkste disciplines als een drie-eenheid samengebracht:

  • programmasturing
  • business change management
  • verandercommunicatie

Verandercommunicatie
Voor de opzet en uitvoering ervan ben ik aangetrokken. In onze benadering hebben medewerkers en (midden)managers de centrale rol in het vormgeven en uitvoeren van de eigen veranderbeweging. Een proces met een punt op de horizon (een toekomstbestendig ICT), met drie sporen (organisatie, samenwerken, dienstverlening). Diverse projecten uit de organisatie worden uitgevoerd door de collega’s zelf en het open proces levert regelmatig nieuwe acties en activiteiten op – en ook sneuvelen sommige projecten. Eigen aan een veranderproces dat niet ‘blauw’ is ingericht doch flexibel en wendbaar: we kennen ‘olifantspaadjes’, parkeerplaatsen, ravijnen en doodlopende sporen…

Belangrijke communicatie-activiteiten vormen een soort infra-structuur, denk aan:

  • Werkgroep Communicatie: zo’n 20 collega’s uit alle ICT-afdelingen denken en werken kritisch en actief mee met de uitvoering van diverse activiteiten; directeur ICT is bij alle besprekingen aanwezig
  • Veranderverhaal: door medewerkers zelf geformuleerd
  • Maandelijkse informatiebijeenkomst
  • Uitgebreide interne wiki: backbone voor alle relevante informatie rond ICT van de Toekomst met achtergrond, FAQ’s, agenda, nieuws, organisatie, links, enz.
  • Business change management overleg: om de paar weken komen alle (midden)managers bijeen om de voortgang van het proces te bespreken
  • Open Space Meetings: alle teams organiseren zelf een Open Space Meeting (operationeel manager is eigenaar) om zoveel mogelijk een eigen invulling te geven aan ICT van de Toekomst; directeur en tactisch managers zijn aanwezig; sommige teams organiseren zelfs een serie van eigen “OSM’s” die gefaciliteerd worden door het programmateam. Als start van de Open Space Meetings heb ik de live talkshow ICT Draait Door georganiseerd.
  • Monitoring: om de paar maanden organiseren we een uitgebreide meting (o-1-2-3) met een vragenlijst voor alle medewerkers; de respons is input voor mogelijke aanpassing van het veranderproces (en wellicht dus ook van de communicatie).
  • En verder: eigen thema-stijl, verander- of praatplaten, blogs, nieuwsbrieven en meer… wat nodig is om een grote organisatie met fantastische ICT-professionals te ondersteunen in een veranderproces dat zoveel mogelijk van henzelf moet zijn!