“Als ICT’er bij de overheid wil je dat je werk ertoe doet. Dat jouw bijdrage aan DUO en ook aan studenten, inburgeraars en instellingen wordt gezien en gewaardeerd. Wat je niet wilt, is achter de feiten aanlopen. Dat de ‘business’ iets bedenkt zonder dat ICT er vanaf het begin bij is betrokken. Dat er te veel bureaucratische drempels zijn om snel op technologische kansen of bedreigingen te reageren.”
Aldus het veranderverhaal dat medewerkers van de DUO-directie ICT hebben opgesteld. Met het verandertraject ICT van de Toekomst zorgen directie en medewerkers ervoor dat ICT toekomstbestendig is en blijft, nu en straks. Willen ze dat de fors gegroeide organisatie gemakkelijker en sneller kan inspelen op veranderingen. Of dat nu politiek-bestuurlijke, maatschappelijke, technologische of organisatorische veranderingen zijn. Willen ze voldoen aan de toegenomen verwachting dat de overheid, ook DUO-ICT, ‘de mens’ centraal stelt. Willen ze i in het hart van de uitvoeringsorganisatie plaatsen.
ICT van de Toekomst
ICT van de Toekomst is het verandertraject binnen de grote directie ICT (bijna 1000 zeer betrokken professionals in Groningen en Den Haag). Het wás een programma met eigen activiteiten aanvullend op reguliere werkzaamheden. Nu is het een traject waarbij de lijn (ongeveer 60 (midden)managers en service owners) verantwoordelijk zijn voor de veranderingen – en waarbij de veranderingen lopen via de inhoud. Ofwel: we hebben inhoudelijke veranderitems benoemd die de kern van ICT vormen en die de ambities van de directie doen realiseren: een toekomstbestendig ICT.
Verandercommunicatie
Voor de opzet en uitvoering van eerste het programma en nu het verandertraject ben ik aangetrokken. In onze benadering hebben medewerkers en (midden)managers de centrale rol in het vormgeven en uitvoeren van de eigen veranderbeweging. Een proces met een punt op de horizon (een toekomstbestendig ICT), met drie sporen (organisatie, samenwerken, dienstverlening). Diverse projecten uit de organisatie worden uitgevoerd door de collega’s zelf en het open proces levert regelmatig nieuwe acties en activiteiten op – en ook sneuvelen sommige projecten. Eigen aan een veranderproces dat niet ‘blauw’ is ingericht doch flexibel en wendbaar: we kennen ‘olifantspaadjes’, parkeerplaatsen, ravijnen en doodlopende sporen…
Belangrijke communicatie-activiteiten vormen een soort infra-structuur, denk onder andere aan:
- Werkgroep Communicatie: zo’n 20 collega’s uit alle ICT-afdelingen denken en werken kritisch en actief mee met de uitvoering van diverse activiteiten; directeur ICT is bij alle besprekingen aanwezig
- Veranderverhaal: door medewerkers zelf geformuleerd
- Maandelijkse informatiebijeenkomsten (fysiek en online)
- Maandelijkse nieuwsbrief ICT INFO
- Uitgebreide interne wiki: backbone voor alle relevante informatie rond ICT van de Toekomst met achtergrond, FAQ’s, agenda, nieuws, organisatie, links, enz.
- Open Space Meetings: alle teams organiseren zelf een Open Space Meeting (operationeel manager is eigenaar) om zoveel mogelijk een eigen invulling te geven aan ICT van de Toekomst; directeur en tactisch managers zijn aanwezig; sommige teams organiseren zelfs een serie van eigen “OSM’s” die gefaciliteerd worden door het programmateam. Als start van de Open Space Meetings heb ik de live talkshow ICT Draait Door georganiseerd.
- Minstens elke twee maanden MT Breed: alle leidinggevenden bij elkaar met presentaties en workshops rond de veranderitems.
- Monitoring: om de paar maanden organiseren we een uitgebreide meting (o-1-2-3) met een vragenlijst voor alle medewerkers; de respons is input voor mogelijke aanpassing van het verandertraject (en wellicht dus ook van de communicatie).
- En verder: eigen thema-stijl, verander- of praatplaten, blogs, nieuwsbrieven en meer… wat nodig is om een grote organisatie met fantastische ICT-professionals te ondersteunen in een veranderproces dat zoveel mogelijk van henzelf moet zijn!
Als sluitstuk van m’n opdracht het visiedocument Fit for the Future helpen opstellen: van concreet vergezicht naar ambities en een nieuwe ICT-organisatie. Daarmee kunnen ICT en ook DUO zich op de kaart zetten!
Succes samen vieren
Medewerkers meenemen, enthousiast maken, betrekken bij activiteiten en ontwikkelingen die van en voor hen zijn. Daarvan is de DUO ICT DAY van 16 februari 2023 een fantastisch voorbeeld. Ruim 700 medewerkers. Vier topsprekers over ICT-ontwikkelingen, trends, nieuwe toepassingen. Een interactieve game met inhoud, innovatie, samenwerking met veelal onbekende collega’s, workshops, presentaties. En natuurlijk fun en goed eten & drinken. Een topdag met een uitstekende evaluatie: waardering 8,5 en 96% van de deelnemers wil een herhaling van deze dag. Zie Nieuwsartikel!
