Ook in de recente (verander)opdracht bij DUO (directie ICT) heb ik het succesvol mogen ervaren: de kracht van de drie-eenheid Communicatie, Programmamanagement en Business Change Management. Gelijkwaardig, onderling afhankelijk en in balans, samen ongelooflijk krachtig en ook nog eens duurzaam. Geen enkele verandering binnen een organisatie, van welke aard dan ook, kan zonder deze drie-eenheid. Mits…
De professionele mens centraal
Mits er zeker ook een gemeenschappelijke focus is op de professional in de veranderende organisatie. Want een organisatie bestaat uit mensen die kennis en ervaring hebben, die betrokken (willen) zijn en die willen worden meegenomen. Niet slechts met alleen informatie maar ook door directe benadering, door bevraging hoe zij aankijken tegen het waarom en de ‘hoe en wat’ van de beoogde verandering. Hierin spelen middenmanagers en teamleiders een cruciale rol – het onmisbare middenkader. Zij vormen de wederzijdse schakel ook tussen topmanagement, veranderdoelen en -aanpak en de professionals zelf.
De genoemde drie-eenheid vertaalde zich ook naar de optimale samenwerking tussen, dit geval, de betreffende interim professionals: communicatiestrateeg (ondergetekende), programmamanager (Chris Libert) en business change manager (Elly Hut). Gericht op samen resultaat behalen, elkaar collegiaal alles gunnen en op elkaar aanvullen en versterken. Ondersteund en versterkt daarbij door een regisserende opdrachtgever met visie en met overtuigend, verbindend leiderschap: Nolda Tipping-Griffioen.
Hard en zacht – project en proces
Verandercommunicatie richt zich natuurlijk op betrekken en verbinden. Van mensen in de organisatie, inhoud en van diverse projecten en processen. Van buiten- en binnenwereld dus van alle stakeholders.
Waar programmamanagement zich richt op de uitvoering van concrete projecten, richt business change zich op de bedrijfsprocessen en op de organisatievraagstukken. Continue de ideale combinatie zoeken tussen hard en zacht, tussen project en proces, tussen resultaat nu en realiseren van doelen op iets langere termijn, tussen tastbaar vandaag en perspectief op termijn.
Benut wat er gebeurt
In dit samenspel speelt Communicatie ook een verbindende rol, ook in taal, tussen het veelal lineaire programmamanagement (gericht op concreet resultaat met kop en staart) en de iets meer bewegelijke business change (organisatie, structuur, bedrijfsprocessen).
Is alles voorspelbaar? Nee. Als we dit consequent toepassen, dan zullen we open moeten staan voor onverwachte ontwikkelingen en gebeurtenissen. Door kleine en grote kansen die zich onverwacht voordoen te benutten ten faveure van het beoogde veranderproces en -traject. Valt de collega uit die het jaarplan (veeleer een verantwoordingsdocument) normaliter opstelt? Dan zou dat jaarplan wel eens een fantastisch communicatie-instrument kunnen zijn om de veranderingen te verduidelijken én meerjarig te borgen: wat staat in het jaarplan, is immers ‘wet’ en bepalend voor de inzet van geld, mensen en middelen – toch? En een jaarplan is deels ook taal, lees verandertaal. Daar draait een communicatiestrateeg natuurlijk z’n hand niet voor om. Communicatie moet van vele markten en toepassingen thuis zijn – dat geldt ook de communicatiestrateeg.
Vanuit het ‘veranderjaarplan’ volgde spoedig, op verzoek, een strategische visie. Opgesteld door het management met uitgebreide input van vele (midden)managers: over eigenaarschap gesproken! En begeleid en geproduceerd door de business change manager én de communicatiestrateeg. Zodoende hebben we de beoogde veranderingen meerjarig gemaakt, geborgd en ook nog eens extra communicatief gemaakt (fraaie uitgave, presentatie) zodat de totale organisatie en er buiten weet wat we voor ogen hebben.
Binnenkort op deze plaats meer over Fit for the Future – de strategische meerjarenvisie op ICT en organisatie.
Monitoring
Communicatie is natuurlijk meer dan woorden alleen. In deze drie-eenheid levert Communicatie zeker ook de meerwaarde door de monitoring te organiseren van proces, draagvlak, resultaat. Om weg te blijven van “N=1” en door onderbouwd te laten zien hoe de verandering daadwerkelijk wordt beleefd en ervaren door de gehele organisatie. En dan niet door 1 meting maar door een samenhangende serie gedurende langere tijd. Ook is het ontzettend fijn om hierbij samen te werken met professionals die binnen of buiten de organisatie onderzoek in portefeuille hebben. Het betrekken van zoveel mogelijk diverse disciplines, inzichten en benaderingen bij een verandertraject. En continue de pendel te organiseren tussen strategie en uitvoering. Door sessies en events te bedenken, te organiseren en door voor te zitten en te begeleiden. Door presentaties te maken, teksten en speeches te schrijven (vanuit een eenduidige kernboodschap), te adviseren en te coachen, door budgetten te regelen en meer.
Interim (verander)management en -communicatie is telkens ervaren hoe zaken zich voordoen en kunnen worden benut. De geschetste kracht van de drie-eenheid tussen communicatie, programmamanagement en business change is de meest actuele ervaring. Heeft me bevestiging gegeven maar zeker ook nieuwe, leerzame inzichten opgeleverd.
Op naar een nieuwe opdracht – bij jouw organisatie?
–
31 oktober 2023