Jij bent na de vakantie uitgerust, doch oude patronen liggen op de loer. Zoals vergaderen: het vaste ritueel van Opening, Mededelingen, Verslag (‘inhoudelijk en tekstueel’), Agendapunten, Rondvraag. Te veel bespreekpunten, te veel papier, laatkomers, eindeloze discussie, geen (heldere) besluitvorming. Je agenda altijd gevuld met vele vergaderingen…
Gebruik na de vakantie het ontspannen gevoel, de frisse ideëen en de nieuwe energie en… verander nú de vergadercultuur! Maak je organisatie minder bureaucratisch, meer flexibel en daarnaast ook interessant voor huidige en nieuwe medewerkers. Wil je meer weten over een andere aanpak? Kies dan voor de incompany workshop Organiseren zonder vergaderen.
‘Vergaderen: arbeidstherapie voor sneuneuzen’
Vergaderen is niet meer van deze tijd. Het is niet effectief, het kost veel te veel tijd en bovendien hebben de meeste werknemers er een vreselijke hekel aan. Waarom doen we het dan nog? Die vraag werd me recent voorgelegd, zie mijn reactie in Intermediair.
“Sinds 1999 niet meer vergaderen”
Bij het bedrijf van zakenvrouw van het jaar 2017 Elske Doets is vergaderen uit den boze: “Wij doen sinds 1999 niet meer aan vergaderen. Ik wil een meer natuurlijke manier van communiceren. Ik werd onrustig van vergaderingen, en merkte dat andere mensen ook nerveus werden, of ze klapten dicht.”
Ter vervanging van statische bijeenkomsten voerde Doets een vast ochtendritueel in, waarbij alle medewerkers ‘s ochtends, staand in een cirkel, het belangrijkste nieuws en cijfers delen.
Vergaderen: slechts drie vragen
In een organisatie, en dat geldt zeker ook een project, moeten we elkaar informeren over de voortgang en tevens belangrijke zaken delen. Zodat we buiten de ‘vergadering’ zo optimaal mogelijk kunnen (samen)werken en de beste resultaten kunnen behalen. Ofwel, vergaderen of overleggen heeft betekenis. Nu nog een andere vorm!
Als we als team bij elkaar zijn, moet het niet te lang duren en moet het voor iedereen nuttig zijn. Met bijvoorbeeld een drietal vragen voor elke deelnemer:
- Wat heb je gedaan sinds de vorige bijeenkomst?
- Wat ga je vandaag doen?
- Zijn er belemmeringen of obstakels?
Graag kort beantwoorden, met daarbij directe feedback van collega’s en leidinggevenden.
15 minuten staand
Geen eindeloze discussies: zodra duidelijk is dat er verdere afstemming nodig is, kan dat buiten de ‘vergadering’ en dan alleen met de direct betrokkenen.
Oh ja…. 15 minuten op een vast moment moet voldoende zijn, zeker als iedereen op tijd is en de ‘vergadering’ heeft voorbereid. De bijeenkomst en jouw bijdrage zijn namelijk zowel voor je collega’s als voor jou belangrijk – opdat we weer snel als team verder kunnen.
Medewerker wil iets betekenen!
Een ander aspect hierbij is dat medewerkers direct willen zien wat zij bijdragen aan de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld met agile werken. Via Scrum laat elk teamlid zien wat de resultaten zijn, de manager biedt medewerkers directe feedback in wat zij voor de organisatie betekenen.
Niet alleen bij projecten
Zeker bij projecten (georganiseerd vanuit de Scrum aanpak) is zo’n ‘dagelijkse meeting’ een perfecte vervanger van de bureaucratische stuurgroepvergaderingen. Ook als de voortgang van het project niet is vastgelegd in een monitorrapportage of zoiets, maar op de projectwand is geprojecteerd: overzichtelijk, transparant, dynamisch. Waarom is er dan nog een verslag nodig?
Ook zonder project kunnen we overwegen om onze veelal eindeloze en slaapverwekkende vergaderingen in te ruilen voor een andere, meer zinvolle manier van elkaar informeren en feedback geven. De directe manier van informeren en feedback geven, zoals bij Scrum, biedt meteen aanknopingspunten voor verdere ontwikkeling.
Moet je dan het wiel uitvinden? Helemaal niet: leer van andere ‘gewone’ organisaties, zoals van Elske Doets, of informeer eens naar een (project)aanpak-zonder-vergaderen met ook een andere manier van samenwerken…
Workshop
Wil je meer weten over een andere aanpak? Kijk dan bij de workshop Organiseren zonder vergaderen.
Of neem meteen contact op met Bas Douma: E info@bascommunicatie.com of M 06 200 11 5 11