Niet meer vergaderen

//Niet meer vergaderen
Niet meer vergaderen

Vergaderen: het vaste ritueel van Opening, Mededelingen, Verslag (‘inhoudelijk en tekstueel’), Agendapunten, Rondvraag. Te veel bespreekpunten, te veel papier, laatkomers, eindeloze discussie, geen (heldere) besluitvorming. De agenda altijd gevuld met…te veel vergaderingen!

Dat alleen al het woord ‘vergaderen’ bij vrijwel iedereen een negatief gevoel oplevert, toont aan dat we er iets aan moeten doen. En dat kan – als we maar open willen staan voor ervaringen van andere organisaties en onze gewoontes willen loslaten.

“Sinds 1999 niet meer vergaderen”

Bij het bedrijf van zakenvrouw van het jaar 2017 en reisondernemer Elske Doets is vergaderen uit den boze: “Wij doen sinds 1999 niet meer aan vergaderen. Ik wil een meer natuurlijke manier van communiceren. Ik werd onrustig van vergaderingen, en merkte dat andere mensen ook nerveus werden, of ze klapten dicht.”

Ter vervanging van statische bijeenkomsten voerde Doets een vast ochtendritueel in, waarbij alle medewerkers ‘s ochtends, staand in een cirkel, het belangrijkste nieuws en cijfers delen.

Vergaderen: slechts drie vragen

In een organisatie, en dat geldt zeker ook een project, moeten we elkaar informeren over de voortgang en tevens belangrijke zaken delen. Zodat we buiten de ‘vergadering’ zo optimaal mogelijk kunnen (samen) werken en de beste resultaten kunnen behalen. Ofwel, vergaderen of overleggen heeft betekenis. Nu nog een andere vorm!

Als we dus als team bij elkaar zijn, moet het niet te lang duren en moet het voor iedereen nuttig zijn. Met bijvoorbeeld een drietal vragen voor elke deelnemer:

  1. Wat heb je gedaan sinds de vorige bijeenkomst?
  2. Wat ga je vandaag doen?
  3. Zijn er belemmeringen of obstakels?

Graag kort beantwoorden!

15 minuten staand

Geen eindeloze discussies: zodra duidelijk is dat er verdere afstemming nodig is, kan dat buiten de ‘vergadering’ en dan alleen met de direct betrokkenen.

Oh ja…. 15 minuten op een vast moment moet voldoende zijn, zeker als iedereen op tijd is en de ‘vergadering’ heeft voorbereid. De bijeenkomst en jouw bijdrage zijn namelijk zowel voor je collega’s als voor jou belangrijk – opdat we weer snel als team weer verder kunnen, gevoed door alleen relevante informatie.

Niet alleen bij Scrum projecten

Zeker bij projecten is zo’n ‘dagelijkse meeting’ een perfecte vervanger van de bureaucratische stuurgroepvergaderingen. Zeker als de voortgang van het project niet is vastgelegd in een monitorrapportage of zoiets, maar op de projectwand is geprojecteerd: overzichtelijk, transparant, dynamisch. Waarom is er dan nog een verslag nodig?

Ook zonder project kunnen we overwegen om onze veelal eindeloze en slaapverwekkende vergaderingen in te ruilen voor een andere, meer zinvolle manier van elkaar informeren over onze activiteiten. Moet je dan het wiel uitvinden? Helemaal niet: leer van andere ‘gewone’ organisaties, zoals van Elske Doet, of informeer eens naar een projectaanpak-zonder-vergaderen…

Meer weten

Wil je meer weten over een andere aanpak? Kijk dan bij de workshop Organiseren zonder vergaderen.
Of neem meteen contact op met Bas Douma: E info@bascommunicatie.com of M 06 200 11 5 11

Niet meer vergaderen Scrum

9 april 2018